Přeskočit na obsah

Jak nastavit home office ze zahraničí bez zbytečných rizik

Čím dál žádanějším benefitem, hlavně během letních měsíců, je možnost pracovat na dálku z ciziny. Zaměstnanci jásají, firmy jsou obezřetné. Takový výkon práce s sebou totiž nese několik těžkostí. Podívejte se, jak home office ze zahraničí zvládnout, aby vše dobře fungovalo a abyste vaši organizaci nevystavili nebezpečí v podobě finančních a právních postihů.

Využití moderních technologií přináší řadu příležitostí. Zejména vývojáři si na „work from anywhere“, tedy práci odkudkoli, již zvykli. Firmy se učí vycházet svým zaměstnancům vstříc, aby jim talenty nevylovila konkurence, ať už domácí, nebo ze zahraničí. Obecně u lidí, kteří pracují prostřednictvím počítače, by se mohlo zdát, že nezáleží na tom, jestli sedí v kanceláři, na chatě v Krkonoších, nebo se činí z hotelového pokoje v Chorvatsku.

Proč by si vaši kolegové nemohli jednoduše prodloužit pobyt a večer po práci se ráchat v Jadranu? Není to tak jednoduché.

Kdo rozhoduje o práci z ciziny?

Zaměstnanci si někdy mylně myslí, že si mohou místo výkonu práce sami volit a na home office mají právo. Pokud to firma nemá vyloženě ukotvené v pracovní smlouvě, není tomu tak. Práci z domova musí zaměstnavatel schválit. A to platí i v případě home office z ciziny.

Firma na sebe bere zvýšená rizika, a je proto vhodné nastavit si interní postupy, jak bude ke schvalování či sjednávání práce ze zahraničí docházet a kdo k tomu bude oprávněný. Vzhledem k větší míře rizik není vhodné, aby o umožnění práce ze zahraničí rozhodoval například pouze sám personalista. Situaci znesnadňují také složité daňové a právní předpisy, proto by o povolení home office mimo ČR měl ideálně rozhodovat management ve spolupráci s finančním a právním oddělením . Je třeba zhodnotit všechny plusy (benefit může udržet či přilákat zaměstnance) a minusy (potíže, které nese) a rozhodnout se, zda firma riziko podstoupí.

Pro koho je vhodná práce z ciziny

Firmě, která chce home office mimo ČR vyzkoušet poprvé, doporučujeme si takovou spolupráci nejprve zavést a zažít na domácím území před tím, než do ní přidá ještě element zahraničí. Základem by mělo být výborně zvládnuté řízení lidí na dálku v České republice.

Jde také o konkrétní pracovníky, jejich spolehlivost a samostatnost i dobré fungování daného týmu. Každá firma je jiná a vy ji znáte nejlépe. Pokud jste již zvládli spolupráci s některými lidmi nebo týmy na dálku, víte, že vše funguje, jak má.

Samozřejmě záleží na charakteru práce, home office ze zahraničí umožňují zejména firmy z oblasti IT a podnikových služeb , kde není zásadní osobní přítomnost na pracovišti. Oslovit ajťáky a nabídnout jim třeba právě benefit práce z ciziny můžete na největším IT portálu Techloop.

Domluvte se s lidmi na podmínkách, které budou vyhovovat oběma stranám.

A pozor, práce z ciziny se týká i zahraničních kolegů, kteří jezdí domů a chtějí si pobyt v rodné zemi třeba o pár dnů prodloužit nad rámec dovolené nebo víkendu. V ČR jde typicky o slovenské zaměstnance, kteří to mají na Slovensko kousek, takže tuto hranici u nás příliš nevnímáme.

Tady máte pár doporučení, která se vám mohou hodit, pokud s home office ze zahraničí teprve začínáte.

1. Určete limit, jak dlouho mohou lidé z ciziny pracovat

Nejlepší je začít pěkně pomalu, tedy zvolit 1 či 2 týdny a vyzkoušet, jestli u vás taková spolupráce bude fungovat. Pak případně můžete dobu strávenou mimo ČR postupně prodlužovat.

Obvyklá situace je pár dnů až týdnů, kdy si lidé protáhnou dovolenou. Ale i tak je dobré vědět, že pokud zaměstnanec stráví v zahraničí více než 183 dní ročně, může firmě na daném místě pro daňové účely vzniknout tzv. stálá provozovna. Rovněž daňové otázky v dané zemi bude muset vyřešit i zaměstnanec a podobně. Když začnete na krátkém „pilotu“, vyhnete se tomuto hraničnímu pásmu.

2. Bez zdravotního pojištění ani ránu

Existují pojišťovny pokrývající léčebné výlohy, které vzniknou v pracovní době. Ještě před odjezdem po pracovníkovi požadujte, aby vám přinesl potvrzení, že si takové pojištění zařídil. Náklady (obvykle ve výši desítek či nižších stovek korun denně) by si pak měl zaplatit sám.

Snad největším strašákem pro zaměstnavatele je pracovní úraz v zahraničí . Zaměstnanec tam jede se souhlasem firmy, ta se proto nemůže zbavit zodpovědnosti, pokud by se jejímu člověku během pracovní doby něco stalo. Nejslabším článkem v tomto směru je pak pro zaměstnavatele jednoznačně ztížené postavení ohledně dokazování pracovního úrazu, resp. jeho vyvrácení a následná komunikace v tomto směru s pojišťovnou.

Dopředu si také domluvte, jak byste postupovali, pokud by zaměstnanec na home office v jiné zemi onemocněl a nemohl by vykonávat svoji práci. Neschopenku může napsat jen lékař v ČR. Dali byste kolegovi neplacené volno, nebo byste mu nařídili čerpat dovolenou?

TIP: Chtěli byste ve firmě zavést možnost home office z ciziny plošně a umožnit tento benefit více zaměstnancům? Schvalovací proces by vám mohla pomoci zjednodušit rámcová smlouva s pojišťovnou. Zdravotní pojištění na práci v zahraničí by se vztahovalo na všechny vaše zaměstnance.

3. Vyberte země vhodné pro home office

Nebo ještě lépe zvolte státy, odkud vaši zaměstnanci určitě pracovat nemohou státy na sankční mapě EU, ČR nebo NATO, země, kde je či bezprostředně hrozí válečný konflikt, státy, kam nedoporučuje jet ani ministerstvo zahraničí, například z důvodu bezpečnostní situace, požárů, hurikánů nebo aktivní sopky.

Nezapomeňte ani na praktické záležitosti související s lokalitou. Například na ujasnění, kdy bude zaměstnanec dostupný vzhledem k možnému časovému posunu. Pokud je to potřeba, měl by pracovat ve stejnou dobu jako ostatní. Na důležitém online meetingu má být připojený, přestože jsou u něj zrovna 3 hodiny ráno.

Stejně tak je vhodné myslet na možné blokace určitých stránek či aplikací v zemi pobytu zaměstnance nebo na zvýšené náklady na telefonickou komunikaci a internetové připojení, pokud vycestuje mimo EU.

4. Nechte zaměstnance podepsat prohlášení

Vaši kolegové by si měli dobře uvědomit, že jsou fakticky pořád v práci, a ne na dovolené. Mají tak povinnost eliminovat rizikové situace, kdy by se jim mohlo něco stát. Není možné viset na skále a telefonovat u toho s kolegou.

Podobně jako při běžné práci z domova v tuzemsku si i v cizině pracovník musí zajistit podmínky adekvátní k výkonu povolání . Abyste se vyhnuli nepříjemnostem a následnému postihu, mějte v pořádku veškeré náležitosti BOZP a nechte zaměstnance podepsat také prohlášení, že se bude řídit podle všech pravidel BOZP, která platí i pro home office v České republice.

5. Trvejte na zabezpečeném internetovém připojení

Má váš zaměstnanec v plánu pracovat přes veřejnou hotelovou wifi? Rozmluvte mu to. Vaše firma by se mohla snadno stát obětí hackerských útoků. Naopak se domluvte, že si pracovník zařídí zabezpečené připojení VPN a práci bude vykonávat pouze prostřednictvím takovéhoto připojení.

Pokud chcete předejít nepříjemnostem, můžete svého kolegu za účelem home office ze zahraničí vybavit jednoduchým návodem pro různé situace. Pravidla „co dělat, když“ pomohou jemu i vám uvědomit si možná rizika a maximálně jim předcházet. Díky dobré přípravě a nastavení procesů bude pro všechny snazší práci z ciziny zvládnout.

Článek vznikl ve spolupráci s advokátní kanceláří Havel & Partners a data v něm jsou aktuální k začátku srpna 2023. Ačkoliv ho viděly oči několika právníků, chápejte ho prosím pouze jako informativní a s obecným charakterem, nikoliv jako návod. Pokud ve vaší firmě dané téma řešíte, vždy se poraďte s experty na pracovní a daňové právo.

TZ

Zdroj: JOBS NETWORK NEWS 

Zdroj: B2B NETWORK NEWS